S-01
流程評估
梳理現況、資訊流與自動化機會。
交付物：
- 現況流程圖
- 問題清單
- 試點建議
01
你在處理的問題
這些情況，你熟悉嗎？
- 01
查詢散落在郵件、WhatsApp、表單與聊天工具。
例：同一客戶，早上 WhatsApp、下午 Email。
- 02
員工每天重複複製資料到 Excel 或 CRM。
例：報價 Email 手動抄表。
- 03
回覆速度全看個別員工。
例：人不在，就沒人回。
- 04
報價與跟進容易漏。
例：寄出報價後，全靠記憶提醒。
- 05
用了 AI 工具，但結果不穩定。
例：同事各自用 ChatGPT，無人檢查。
02
服務內容
從評估到交付，四個層級。
S-02
小範圍試點
選擇一個流程，建立可運行的原型。
內容：
- 明確的輸入輸出
- 審批節點
- 驗證方式
S-03
實施與整合
把驗證過的流程接入你正在用的工具。
工具：
- CRM
- Excel
- ERP
- Notion
- Office 365
- Google Workspace
- 內部 API
S-04
合作夥伴交付
為 IT 服務商與顧問公司提供技術支援。
內容：
- 聯合提案
- 技術分包
- 白標實施
03
工作方法
從了解現有流程開始。
-
理解現有流程
現況流程圖 · 瓶頸清單
-
確定資料與權限範圍
資料與權限清單 · 審批節點
-
建立最小試點
可運行的原型
-
用真實案例驗證
測試報告 · 異常率
-
接入正式系統
整合方案 · 操作手冊
-
觀察與改善
執行報告 · 改善清單
04
參考實現
兩個流程設計案例：銷售查詢與文件處理。
案例 1：客戶查詢與 CRM 跟進
- 業務背景
- 貿易公司每天從 Email、WhatsApp 收詢價，業務員手動抄進 Excel 再登錄 CRM。
- 原有流程
- 收信 → 抄寫 → 登錄 → 回覆。每人每天約 1–2 小時。
- 主要問題
- 查詢分散、漏抄重複、回覆慢、進度不明。
- 設計方案
- 統一收件 → 提取 → 匹配 → 草稿 → 確認 → 寫入 CRM。
- 系統流程
- Email / WhatsApp / 表單→提取→匹配→草稿→人工確認→CRM（Excel 同步）
- 人工責任
- 確認草稿；核准寫入；處理無法匹配的查詢。
- 失敗處理
- 欄位缺失 → 待補齊；寫入失敗 → 保留重試；重試失敗 → 轉人工。
- 實際輸出
- 查詢紀錄、回覆草稿、CRM 紀錄。
- 目前狀態
- 已完成驗證，可按需調整導入。
案例 2：文件提取、審核與資料錄入
- 業務背景
- 每月大量 PDF 報價單與發票，需登錄財務 Excel 並歸檔。
- 原有流程
- 人工開檔、閱讀、輸入、歸檔。出錯事後才發現。
- 主要問題
- 輸入錯誤、格式不一、歸檔混亂、稽核困難。
- 設計方案
- 進件 → 提取 → 校驗 → 人工審核 → 寫入 Excel。
- 系統流程
- PDF 收件匣→提取→校驗規則→人工審核→Excel 寫入→歸檔索引
- 人工責任
- 審核低置信度欄位；批准寫入。
- 失敗處理
- 低置信度 → 人工審核；金額不符 → 拒絕寫入；無法讀取 → 錯誤佇列。
- 實際輸出
- 結構化資料表、審核紀錄、歸檔索引。
- 目前狀態
- 已完成驗證，可按需調整導入。
05
顧問介紹
我在香港提供 AI 流程諮詢與實施服務。從評估、設計到交付，親自完成。
- 所在地
- 香港
- 工作語言
- 粵語 · 普通話 · English
- hello@kifuko.moe
技術與企業流程背景
- 企業流程分析與文件化
- 資料整理與抽取（Excel、PDF、Email）
- 系統整合（CRM、ERP、Office 365）
- AI 工作流開發與部署
06
聯絡我們
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